Esperar alguém pesquisar um voo, enviar opções por e-mail, escolher uma passagem, solicitar aprovação e somente depois finalizar a compra ainda faz parte da rotina de muitas empresas.

Mas esse processo pode ser muito mais simples.

O self-booking corporativo permite que o próprio colaborador pesquise e solicite sua viagem dentro de uma plataforma desenvolvida para o ambiente empresarial.

O resultado é mais autonomia para o viajante e mais controle para a empresa.

O que é self-booking?

Self-booking significa, literalmente, autorreserva.

No contexto de viagens corporativas, é uma ferramenta que permite ao colaborador pesquisar e selecionar serviços relacionados à sua viagem, como:

• passagens aéreas;

• hotéis;

• locação de veículos;

• outros serviços disponíveis na plataforma.

Mas existe uma diferença importante entre utilizar um self-booking corporativo e simplesmente comprar uma passagem pela internet.

O self-booking trabalha dentro das regras estabelecidas pela empresa.

Autonomia não significa falta de controle

Esse é um dos principais benefícios da tecnologia.

Imagine que a política de uma empresa determine hotéis de até determinado valor por diária.

Em vez de o colaborador pesquisar dezenas de opções e depois perguntar ao financeiro se pode reservar, o sistema pode utilizar essa política durante o processo.

O mesmo conceito pode ser aplicado para diferentes regras e fluxos de aprovação.

Assim, o colaborador encontra opções compatíveis com sua necessidade e a empresa mantém governança sobre a operação.

Como funciona um self-booking corporativo?

O processo pode ser bastante simples.

O colaborador acessa a plataforma, informa o destino e as datas da viagem e pesquisa as opções disponíveis.

Depois de escolher a alternativa adequada, a solicitação pode seguir o fluxo de aprovação definido pela empresa.

Isso reduz várias etapas manuais que normalmente seriam realizadas por e-mail, telefone ou mensagens.

Quais são as vantagens para a empresa?

Mais agilidade

O colaborador consegue pesquisar opções rapidamente sem precisar aguardar uma pessoa realizar todo o processo manualmente.

Mais controle

As solicitações ficam centralizadas em um ambiente corporativo, facilitando o acompanhamento das viagens.

Padronização

Em vez de cada funcionário comprar em um site diferente, a empresa cria um processo único.

Aplicação da política de viagens

As regras da empresa podem fazer parte do próprio processo de reserva.

Melhor experiência para o colaborador

Quem viaja ganha autonomia para escolher opções compatíveis com sua agenda.

Dados centralizados

Com as reservas reunidas em uma única operação, a empresa passa a ter uma visão muito mais clara do seu programa de viagens.

Self-booking substitui uma agência de viagens corporativas?

Não necessariamente.

Na prática, os dois modelos podem trabalhar juntos.

O self-booking funciona muito bem para reservas mais simples e recorrentes.

Já uma equipe especializada pode atuar em situações que exigem maior suporte, como:

• alterações de última hora;

• cancelamentos;

• viagens internacionais complexas;

• grupos;

• múltiplos destinos;

• problemas durante a viagem;

• negociações específicas.

Em vez de escolher entre tecnologia ou atendimento humano, muitas empresas podem obter um resultado melhor combinando os dois.

Quando o self-booking começa a fazer sentido?

Não existe apenas um tamanho de empresa ideal.

O principal ponto é observar a frequência e a complexidade das viagens.

Se o administrativo recebe constantemente solicitações de passagens e hotéis, provavelmente já existe uma atividade operacional que pode ser otimizada.

O mesmo vale para empresas com diversos departamentos, filiais ou colaboradores viajando simultaneamente.

Quanto maior o volume, maior tende a ser o benefício da centralização.

O papel da política de viagens

Um self-booking funciona ainda melhor quando existe uma política de viagens clara.

Ela determina as regras que orientam as escolhas dos colaboradores e ajuda a equilibrar três pontos fundamentais:

custo, experiência do viajante e necessidade do negócio.

Sem uma política bem estruturada, a tecnologia resolve apenas parte do problema.

O futuro da viagem corporativa é mais autônomo

O viajante moderno já está acostumado a resolver praticamente tudo pelo celular.

Fazer uma reserva pessoal exige poucos minutos.

Naturalmente, a experiência corporativa também está caminhando para processos mais rápidos e intuitivos.

A diferença é que, dentro de uma empresa, essa facilidade precisa vir acompanhada de governança.

É exatamente essa combinação que torna o self-booking uma ferramenta tão relevante para a gestão de viagens.

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